Juuri päättynyt DocPoint – Helsingin dokumenttielokuvafestivaali on kasvanut vuodesta 2002 räjähdysmäisesti liki 30 000 elokuvaystävän tapahtumaksi. Tänä vuonna jo 11. kertaa järjestetty festivaali tarjosi viikon aikana yli 130 dokumenttielokuvaelämystä ympäri Helsingin keskustaa. Näytöspaikkoina toimivat muun muassa Ateneum, Kiasma sekä elokuvateatterit Bio Rex, Andorra ja Orion. Tapahtuma on kasvanut vuosittain ja ennätykset eivät jääneet tälläkään kertaa rikkomatta: uuden yleisöennätyksen teki lapsille ja nuorille suunnattu DOKKINO, jonka näytökset tavoittivat viikon aikana yli 3 200 pääkaupunkiseudun koululaista. Niinikään myös samanaikaisesti järjestetty DocPoint Tallinn -festivaali jatkoi kasvua.

Eventio oli tänä vuonna  jo neljättä kertaa varmistamassa lipunmyynnin ja asiakaspalvelun sujuvuuden. Mutta miten palvelemme DocPointia?

Verkkokauppa tapahtuman sivuilla

Docpoint aloittaa lippujen ennakkomyynnin perinteisesti noin viikkoa ennen festivaalin alkua Bio Rexissa. Samanaikaisesti tapahtuma avaa lippukaupan myös omilla verkkosivuillaan mahdollistaen ennakko-oston myös vaikkapa asiakkaiden kotisohvilta. Ostaessaan liput verkkokaupasta tapahtumavieraat välttyvät turhalta jonottamiselta, sillä lipun voi tulostaa kätevästi jo kotona.

Evention mahdollistama lippuverkkokauppa eroaa monella tapaa muista markkinoilla olevista palveluista. Ensinnäkin se upotetaan tapahtuman verkkosivuille, jolloin varsinainen ostotapahtuma tehdään festivaalin sivuilla eikä asiakkaita tarvitse ohjata ulkopuolisille sivustoille. Tapahtuma voi myös itse päättää mahdollisista asiakkailta perittävistä palvelumaksuista ja DocPoint useiden muiden Evention asiakkaiden tapaan haluaakin tarjota lipunmyynnin ilman kuluttajia ärsyttäviä palvelumaksuja.

Sarjalippujen lunastus verkkokauppaan

Vuosittain pyrimme tarjoamaan tapahtumille myös jotain uutta. Tänä vuonna DocPoint otti käyttöön sarjalippujen lunastusmahdollisuuden myös verkkokaupassa. Asiakkaat saivat sarjakortin kätevästi sähköpostiinsa ja pystyivät lunastamaan liput valitsemiinsa näytöksiinsä helposti sarjakortissa olevan koodin avulla. Sarjakortti oli myös oiva joululahjavinkki ja DocPoint tarjosikin sarjakorttien ennakko-ostomahdollisuuden jo ennen joulua.

Sähköinen lippukassa tehostaa rutiineja

Festivaalin aikana Docpointilla on yhtäaikaisesti jopa 6 eri myyntipistettä, joista kaikista myydään yhtäaikaisesti samoja lippukiintiöitä. Evention myyntiohjelmiston avulla tämä onnistuu vaivattomasti, sillä ohjelma pitää huolen eri hintaluokista, sarjakorteista, lippukiintiöistä ja verkkokaupan varauksista. Lippuja ei myöskään tarvitse teettää etukäteen tapahtumapaikoille, vaan ne tulostetaan myyntitapahtuman aikana kätevästi tapahtuman omille lippupohjille.

Raportit automaattisesti sähköpostiin

Eventio tuo varmuutta muun muassa DocPointin rahaliikenteen seurantaan, sillä ohjelma pitää myynnin taustalla huolta esimerkiksi kassakirjanpidosta. Päivän päätteeksi lipunmyyjät voivat helposti verrata kassavaroja myyntiraportteihin ja tulostaa päivän päätös -raportin. Raportin saa halutessaan automaattisesti myös valikoituihin sähköpostiosoitteisiin. Myös muut raportit kuten elokuva- ja myyntipistekohtaiset raportit voidaan tilata avainhenkilöiden sähköpostiosoitteisiin.

Laitteet myyntipaikoille laukussa

Docpoint näyttää esimerkillisesti miten tapahtuma voi perustaa useita väliaikaisia sähköisiä lipunmyyntipisteitä vaikkapa vain viikon ajaksi. Tämä on mahdollista Evention lipunmyyntilaukkujen avulla. Kannettava laukku sisältää kaikki sähköiseen lipunmyyntiin tarvittavat laitteet. Laukku vain myyntipaikalle, johto seinään ja kosketusnäytöllä varustettu Lippukassa tulostimineen on valmiina myyntiin.

Vihdoinkin se on on valmis: Suomen suurimman hyvän olon verkkokaupan, Hyvinvoinnin Tavaratalon, uudistusprojektin ensimmäinen osuus. Vuodesta 2004 hyvin palvellut verkkokauppa-alusta saatettiin viime yönä ansaituille eläkepäiville.  Tilalle vaihdettiin käyttöä helpottavaa tekniikkaa ja ensimmäisten asiakkaiden jo raikkaaksi ja hyvännäköiseksi kehuma ilme . Evention kaksikko Ville ja Jaakko vastasivat niin kaupan teknisestä kuin visuaalisestakin suunnittelusta ja toteutuksesta.

Hyvinvoinnin Tavaratalo on Evention pitkäaikainen asiakas ja yhteistyön alku sijoittuu aikaan, jolloin Eventio toteutti Pilotmedia-nimisenä ohjelmistopalveluita muillekin kuin vain tapahtumajärjestäjille. Hyvinvoinnin Tavaratalon ja Evention osakeyhtiöt perustettiin lähes samaan aikaan loppuvuodesta 2004. Tuolloin muutamaa yksittäistä luontaistuotetta kaupitellut visionääri Tomi Kottonen näki potentiaalin laajan valikoiman käsittävälle terveystuotealan verkkokaupalle. Eventio lähti toteuttamaan Tomille yksilöityä verkkokauppa-alustaa ja sillä tiellä olemme vieläkin.

Vuonna 2012 Hyvinvoinnin Tavaratalo on kasvanut alan suurimmaksi lähes 4000 tuotteen valikoimallaan ja 3 miljoonan liikevaihdolla. Tilauksia vastaanotetaan parhaimpina päivinä satoja ja suuri osa paketeista lähtee asiakkaille vuorokauden sisällä. Tavaratalo on ollut monessa kohtaa edelläkävijä ja Eventio on ollut tukemassa tätä kehitystä. Esimerkkinä mainittakoon tuotteiden viivakoodien lukeminen varaston prosesseissa sekä monien rajapintojen kuten Matkahuolto-integraation käyttöönotto ensimmäisenä suomalaisena verkkokauppana.

Nyt toteutetussa uudistusvaiheessa kiinnitettiin erityistä huomiota kaupan käytettävyyteen muun muassa asiakkailta saadun palautteen pohjalta. Mutta paljon on vielä edessäkin: Hyvinvoinnin Tavaratalon vuoden 2012 uudenvuodenlupaus on olla reilusti parempi verkkokauppa ja se tietää monia uudistuksia myös tulevaisuuteen. Kaikkea ei vielä paljasteta, mutta jotain suunnitelmista kertovat muun muassa seuraavat avainsanat: kanta-asiakasohjelma, älykäs verkkokauppa ja kansainvälisyys.

Vaikka Hyvinvoinnin Tavaratalosta ei ihan heti tule mieleen tapahtumajärjestäjät,  on yhteistyöstä merkittävää hyötyä myös tapahtumille. Eventio saa arvokasta kokemusta verkkoliiketoiminnan aitiopaikalta ja voi hyödyntää sitä myös tapahtumille suunnatuissa verkkokaupoissa. Niin ikään tulevaisuudessa tapahtumajärjestäjät pääsevät hyödyntämään myös Hyvinvoinnin Tavaratalon laajaa asiakasrekisteriä myöhemmin lanseerattavien markkinointipalveluiden kautta.

Nyt Evention väki haluaa onnitella Hyvinvoinnin Tavarataloa hienosta menestyksestä ja uudesta kaupasta! On aika hengähtää viikonlopun yli ja seuraava suuri uudistusprojekti koskeekin teitä tapahtumajärjestäjiä. Siitä pian enemmän.

Vuonna 2004 tehtyä valintaa ottaa Eventio verkkokauppamme järjestelmätoimittajaksi ei ole tarvinnut katua. Vaakakupissa oli tuolloin valmiita verkkokauppa-alustoja sekä Evention tarjoama malli täysin verkkokaupan tarpeiden ja toiveiden mukaan muuntautuvasta järjestelmästä. Väsymätön halu ja tahto kehittää verkkokauppaamme ja palvella loppuasiakkaita entistä paremmin, on hyvin kuvaavaa Evention toiminnassa. Yhteistyömme aikana olemme useaan otteeseen päässeet esittelemään käyttöönotettuja palveluita ja toimintoja ensimmäisenä Suomessa.

Kiitos tästä luonnollisesti kuuluu visionääreille ja innovaattoreille, Jaakolle ja Villelle. Kokemustemme perusteella voin hyvillä mielin suositella Evention palveluita myös tapahtumajärjestäjien käyttöön.

Tomi Kottonen, kauppias, Hyvinvoinnin Tavaratalo Oy

Joulurauha on julistettu ja Eventionkin on aika hiljentyä joulun viettoon. Haluamme kiittää kaikkia asiakkaitamme kuluneesta vuodesta ja toivottaa oikein menestyksekästä uutta vuotta 2012! Ensi vuodesta tuleekin toivon mukaan erityisen mukava vuosi. Pysykää kuulolla.

Terveisin,

Evention tonttujoukko

Huomasitko mielenkiintoisen artikkelin perjantain Helsingin Sanomissa uudesta lehdestä? Yrityksemme nimeä lähellä oleva lehti Evento on tulossa. Käy vilkaisemassa ja kommentoi mielenkiintoista uutuutta tapahtumanjärjestäjien blogissa.

Kiinan Coupe Mondiale 2011 -kilpailun soittovuorojen arvontatilaisuuden avaus

Coupe Mondiale on Kansainvälisen harmonikkaliiton, CIA:n (Confédération Internationale des Accordéonistes) järjestämä harmonikkakilpailu. Se järjestetään vuosittain eri jäsenmaissa: vuonna 2010 kilpailu oli Kroatiassa, 2011 Kiinassa ja vuonna 2012 Italiassa. Suomi isännöi Coupe Mondiale -kilpailua vuonna 2015. CIA on UNESCO:n alaisen Kansainvälisen musiikkineuvoston IMC:n jäsen.

Eventio on huolehtinut vuodesta 2008 Coupe Mondiale -kilpailun ilmoittautumisjärjestelmästä. Osallistuvat ilmoittautuvat Coupe Mondialen verkkosivujen kautta kilpailuun ja maksavat osallistumismaksunsa luottokortilla. Samassa yhteydessä kilpailijat toimittavat myös tiedot kilpailuohjelmistostaan. Ilmoittautumisjärjestelmä on toiminut järjestäjien tiedonjakokanavana ja sieltä on kerätty suoraan tiedot esimerkiksi ohjelmalehtisiä varten.

Ilmoittautumisten lisäksi Eventio on apuna soittojärjestyksen arvonnassa. Jokaisella osallistujalla on viivakoodilla varustettu kilpailijakortti, joka luetaan arvontalipukkeiden kanssa arvontatilaisuudessa. Samalla arvonnan edistyminen esitetään screeneillä yleisöille, esiintymisvuorot aikataulutetaan ja osallistujille lähetetään tekstiviesti henkilökohtaisesta soittovuorosta.

Evention Ville Mattila avustaa kilpailijoita arvontalipukkeiden luennassa järjestelmään

Järjestelmä on nopeuttanut kilpailutoimiston työtä huomattavasti, sillä kilpailuaikataulut saadaan julkaistua välittömästi arvonnan jälkeen suoraan järjestelmästä. Virheiden määrä on pienentynyt, koska arvonnassa, aikatauluissa ja ohjelmassa kulkee automaattisesti sama nimi kuin alkuperäisessä ilmoittautumisessa, eikä usein vaikeitakin vieraskielisiä nimiä ja muita tietoja tarvitse kirjoittaa uudelleen kilpailun edetessä.

Vuonna 2011 Kiinan kilpailussa Evention palvelut otettiin käyttöön kilpailun juryn työssä ja pistelaskennassa aikaisempien Excel-taulukoiden sijaan. Näin tulosten julkaiseminen nopeutui entisestään.

Eventio Oy has encompassed many important areas for us, including, but not limited to our online entry process, registration of our special guests, the ticketing and identification cards for our attendees, the processing of our draw for playing order in our numerous International competitions, the bar coding of our ID badges to be utilized for any number of uses such as entry to events, dining, access to restricted areas, registration and much more, the possibilities for communicating with our festival attendees, the scheduling of the event, the ability to communicate personal schedules to our attendees, the processing of our International jury in all phases including scheduling and calculation of marks and the ticketing of our events which can be personalized to our various venues.” — Kevin Friedrich, CIA Ambassador

Kesäkausi on päättynyt ja kiireinen kesä on kääntynyt syksyksi. Evention asiakaspalvelu suuntaa nyt hetkeksi “syyslaitumille” lataamaan akkuja kohti uusia huimia juttuja! Asiakaspalvelumme ja puhelinpäivystyksemme on suljettu tiistaihin 11.10.2011 saakka.

Kiireellisissä, järjestelmän käytön estävissä vikatilanteissa voit jättää ilmoituksen osoitteessa http://vikailmoitus.eventio.fi/ . Samalta sivulta näet myös, jos vika on jo havaittu.

Mukavaa alkanutta syksyä kaikille!

t. Eventiolaiset

Melkein vuoden virtuaalisen hiljaiselon jälkeen Eventiokin palailee takaisin Internetiin. Katselet parhaillaan Evention uudenkarheita verkkosivuja, jotka julkistettiin yhdessä Evention uuden palvelun, eventio.comin kanssa.

Kesä on ollut meille kiireistä aikaa. Perinteinen Sata-Häme Soi -tapahtuma Ikaalisissa oli taas kerran mitä mielenkiintoisin viikko yhtiömme kalenterissa. Juhlien nettitiimi julkaisi kokeilumielessä blogia juhlaviikon tapahtumista, mikä keräsi kävijöitä blogisivustolle toista tuhatta juhlaviikon aikana. Aivan uudenlaisen haasteen eteen jouduimme Festivaalipuiston maksupäätteiden kanssa, mutta yhteistyössä hyvien yhteistyökumppaneiden avulla festivaalikansa sai maksettua tuoppinsa kortilla sujuvasti koko juhlien ajan…

Kesän itäisin (kesä)tapahtumamme oli Lieksan vaskiviikko, jossa lippukassalaukkumme pääsivät tositoimiin monilla eri tapahtumapaikoilla, kuten Mätäsvaaran Louhoksella, Lieksan Kirkossa ja Kulttuuritalolla. Ruunaan alue on muuten upea paikka piipahtaa, ihan vain luonnon takia!

Kulttuuritapahtumien lisäksi yli kolmetuhatta juoksijaa osallistui Paavo Nurmi Marathonille Turussa heinäkuun alussa. Eventio huolehti näidenkin osallistujien ilmoittautumisten hallinnasta. Jaakkokin muuten ehti juoksemaan puolimaratonin.

Kesä on ollut kiireinen ja Eventio viettääkin kesälomaa lokakuun alkupuoliskon – osittain työn merkeissä Kiinassa – Coupé Mondiale -tapahtumassa.